Nucletron implementeert internationaal Microsoft Dynamics AX
Referentie tekst
Hoog rijst het halfronde pand van Nucletron op langs de A12. Met zijn ronde vormen en spiegelende gevel verraadt het gebouw het innovatieve karakter van dit kennisbedrijf. De onderneming implementeerde in 2005 Microsoft Dynamics AX in de Veenendaalse hoofdvestiging. In 2006 volgden 16 verkoopkantoren over heel de wereld. Bínnen de planning en bínnen het budget, constateren Director of Operations Henk Loos en Manager Logistics Koen Kloppenberg tevreden. “Het succes van een implementatie wordt bepaald door de voorbereiding!”
Met 500 medewerkers is Nucletron een speler van betekenis in de medische industrie. Nucletron is gespecialiseerd in oplossingen op het gebied van radiotherapie. Het bedrijf is marktleider op het gebied van brachytherapie, een methode om patiënten lokaal te bestralen.
Toegevoegde waarde
Niet alle producten maakt Nucletron in eigen huis. Het organigram maakt al snel duidelijk dat de organisatie zich richt op het leveren van toegevoegde waarde. Ofwel: op kennis en dienstverlening. De unit Operations, waaronder de productie, inkoop, planning en logistiek vallen, telt circa 60 mensen. De unit Service daarentegen heeft ruim 200 mensen op de loonlijst staan. De unit Sales telt zo’n 100 medewerkers, verdeeld over het hoofdkantoor en 16 verkoopkantoren wereldwijd.
Eén standaardoplossing
In een internationale organisatie met die grootte is een ERP-implementatie een omvangrijk project. Nucletron pakte het echter voortvarend aan, en daar was alle reden toe. “We werkten met een DOS-versie van Exact die niet langer gesupport zou worden”, vertelt Kloppenberg. “Het pakket was niet betrouwbaar meer en de data niet consistent. De internationale IT-structuur begon een lappendeken van oplossingen te worden. Bovendien waren we bezig met een CRM-selectie. Dat was voor ons het moment om naar één standaardoplossing te gaan.
Grondige pakketselectie
“Hier hebben we ruim de tijd voor genomen, want zo zegt Kloppenberg: ”Onze belangrijkste doelstelling was: zo min mogelijk maatwerk. Daarom hebben we tijd uitgetrokken voor de selectie. Als de voorbereiding niet goed is en je maakt een verkeerde keuze, maak je dat daarna
niet meer goed. Onze criteria waren helder. Gebruiksvriendelijk, gebaseerd op een internationaal platform en maximale connectivity. We wilden namelijk aansluiting creëren met onze wereldwijde verkoopkantoren. Zij communiceerden met het hoofdkantoor nog per fax, met alle bijbehorende typefouten, ontbrekende gegevens, doublures, etc. als ongewenst resultaat.
Inhoudelijke kennis
Uiteindelijk werd de knoop doorgehakt. De keuze viel op Microsoft Dynamics AX, met Qurius (toen nog Watermark) als implementatiepartner. Qurius was op een steenworp afstand van Nucletron gevestigd. Nucletron verwachtte van Qurius vooral expertise. “De consultants moeten snel processen kunnen doorgronden. Ze moeten kennis van het pakket hebben én inhoudelijke proceskennis”, vindt Loos. “Wat dat betreft, zijn we louter positief over Qurius.”
Eerst een proof of concept Mapping and protype fase
Het projectteam van Nucletron stak zijn handen uit de mouwen. Er werd allereerst een model ontwikkeld en getest dat als voorbeeld voor de verkoopkantoren zou moeten dienen. “Een proof of concept is enorm belangrijk. In een realistische omgeving hebben we de functionaliteit getest. Pas daarna zijn we, medio 2005, in Nederland live gegaan. De andere kantoren zijn gevolgd in 2006. Qurius moest bij nader inzien toch nog heel wat localisations testen en inregelen. Vooral in fiscaal en juridisch opzicht zijn er de nodige verschillen tussen landen.
Heilige huisjes
Ondanks dat de case tot de categorie succesvolle implementaties behoort, had het team te maken met de nodige uitdagingen. De mensen op de verkoopkantoren moesten afstand doen van hun ‘heilige huisjes’: vaste gewoonten, eigen lijstjes, tooltjes en geïmproviseerde overzichten die deel uitmaakten van hun ICT-omgeving. Goede communicatie bleek in deze fase een sleutelfactor te zijn. “Je zag ook de angst voor het big brother-effect”, glimlacht Loos. “De integratie heeft namelijk een stuk transparantie gebracht. Creatief boekhouden is er dan niet meer bij.
Veel voordelen
Inmiddels is de implementatie met in totaal zo’n 160 users afgerond. Loos en Kloppenberg zijn bijzonder tevreden, maar zien nog wel een verbeterpunt in de planningsfunctionaliteit. Het lijkt niet eenvoudig om een planning te realiseren waarbij de planners zich alléén op de uitzonderingen hoeven te constateren. Dat neemt niet weg dat Loos Microsoft Dynamics AX absoluut als een goede keuze bestempelt. “Het levert met name winst op in de orderverwerking. Het is een modern systeem op het internationale Microsoft platform. De internationale connectivity hebben we gerealiseerd. Bovendien is er een naadloze integratie met het service systeem”, evalueert hij tevreden. “Dit is een project waarbij je tot aan je knieën in de modder gaat”, vult Kloppenberg aan. “Qurius is een partner die dan met je meegaat. Het pakket heeft voor finance en sales ontzettend veel voordelen gebracht. En… het is uniek dat zo’n project binnen de gestelde tijd en het beoogde budget is gerealiseerd.
Nieuwe klant dutch of weer een foutje?